A - Marco general y transversal
I. El 25 de mayo de 2018 entró en vigor el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en adelante RGDP o Reglamento.
Por lo tanto, pretendemos ofrecer una visión general de cómo se recopilan y procesan los Datos Personales en ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS e indicar los derechos que asisten al interesado en virtud del RGPD.
Este Reglamento establece las normas de protección relativas al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de dichos datos.
Los datos concretos que se traten y el modo en que se utilicen dependerán esencialmente del alcance de la solicitud y de los respectivos fines del tratamiento.
Por ello, ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS facilita toda la información relevante en los términos que resultan del Reglamento, sin perjuicio de la información adicional que pueda estar justificada.
ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS garantiza el tratamiento de los Datos Personales en el más estricto respeto de los derechos individuales y de las normas legales vigentes.
El tratamiento de datos personales se llevará a cabo en la medida en que sea necesario para perseguir el núcleo ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, concretamente la relación del interesado con la misma y el mantenimiento de un alto nivel de calidad.
Este alto nivel de calidad en el tratamiento de los Datos Personales también depende de su buen juicio en el tratamiento de sus Datos Personales, así como en el tratamiento que haga de los datos de otros, terceros.
A estos efectos, y sin perjuicio de la lectura individualizada que deba hacerse del Reglamento, se entenderá por "Datos de Carácter Personal" aquellos que identifiquen, o sean susceptibles de identificar al fisioterapeuta miembro de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS y a una persona física o jurídica, relacionada contractualmente con ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, con independencia de la naturaleza y modalidad de los respectivos vínculos o en la prestación/adquisición de servicios.
II. En este sentido, la presente Política de Privacidad sirve de norma para que todos los fisioterapeutas inscritos en ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, colaboradores directos o indirectos, que sus Datos Personales sean tratados de acuerdo con la legis artisasí como, para salvaguardar, además, y en lo sucesivo, el uso por su parte de los datos personales de terceros.
Por ello, tenemos un deber especial y adecuado de salvaguardar los Datos Personales incluidos en su fichero personal, o aquellos que recabemos y tratemos de cualquier otra forma en nuestra actividad.
Estos datos son proporcionados por usted antes y durante nuestra relación contractual, y también se recogen legalmente de terceros en el curso de nuestras actividades laborales.
III. Estos datos pueden incluir:
a) - Sus documentos de solicitud;
b) - La carta de presentación que sigue a una solicitud;
c) - Los demás detalles contractuales acordados posteriormente;
d) - Correspondencia profesional intercambiada con usted o sobre usted;
e) - Información sobre remuneraciones y otras compensaciones;
f) - Datos bancarios.
Estos documentos pueden contener, entre otros datos
- Su dirección/residencia oficial u otra información que nos haya facilitado;
- Números de teléfono;
- Información de contacto profesional;
- Nombres de las personas a cargo;
- Información de la persona de contacto en caso de emergencia;
- Fecha de nacimiento;
- Curriculum Vitae (CV);
- Documentación relativa a la formación académica;
- Estado de residencia;
- Conocimientos lingüísticos que nos haya revelado en alguna ocasión;
- Evaluaciones del rendimiento y expedientes disciplinarios.
ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS podrá grabar imágenes suyas, incluidas imágenes de vídeo de circuito cerrado de televisión (CCTV) o imágenes fotográficas para la expedición de credenciales y con fines de seguridad.
ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS podrá recibir certificados médicos y/o justificaciones de ausencia durante el transcurso de su inscripción, contrato de trabajo u otra relación laboral, pudiendo ser tratados por ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS a los efectos de tramitar los pagos por enfermedad derivados de la relación contractual o para el cumplimiento de obligaciones legales, así como para la gestión y seguimiento del rendimiento y ausencias. Estos datos pueden almacenarse electrónicamente o en papel.
IV. Las bases legales para que ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS trate/maneje sus Datos Personales incluyen:
- El interés jurídico subyacente en establecer y gestionar la relación que mantiene con usted, y también, para otros fines, incluidas las funciones administrativas y las relativas al personal (entre otras), como la gestión de:
a. Procesos de registro y su posterior tramitación, así como otros procedimientos administrativos relacionados;
b. Procesos de trabajo, incluido el mantenimiento de los registros exigidos por ley, análisis de gestión, auditorías, previsiones, planificación, transacciones, continuidad de la actividad, gestión de riesgos organizativos, seguros y prevención de riesgos;
c. Seguridad en el lugar de trabajo, los activos, los empleados y sus datos personales, así como los de los clientes, tal como se describe infra;
d. Programas y políticas de formación y desarrollo, evaluación de puestos de trabajo, premios, planificación y organización.
- El cumplimiento de contratos laborales y de servicios, incluida la gestión de recursos humanos y la tramitación de salarios y comisiones;
- Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables y de las obligaciones legales de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, tales como las obligaciones contables y fiscales, y las relacionadas con los seguros y pensiones de los empleados;
- El cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos conforme a la ley;
- El consentimiento prestado, en su caso, que podrá ser retirado posteriormente y en cualquier momento sin que ello afecte a la legitimidad del tratamiento de datos basado en el consentimiento inicial, simplemente solicitándolo a la dirección del Encargo.
V. Asimismo, y debido a la naturaleza jurídica de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, se obliga a consultar, cuando la ley lo permita, y confirmar si se encuentra en alguna de las listas de sanciones o exclusiones emitidas por las Naciones Unidas y sus países miembros, incluida la Unión Europea y las demás sanciones, exclusiones, listas negras y prohibiciones emitidas por las autoridades Gubernamentales y Reguladoras de la jurisdicción.
ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS también podrá consultar, para los empleados a los que se aplique, los registros de los colegios profesionales y entidades licenciatarias. Estas consultas son necesarias para garantizar que los empleados puedan trabajar en ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS y, en particular, para demostrar que pueden, sin excepción, prestar servicios.
Por lo tanto, sólo se conservarán los Datos Personales necesarios para perseguir las finalidades mencionadas y ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS adoptará las medidas necesarias para que los mismos estén siempre actualizados y sean correctos, sin perjuicio de la solicitud recurrente de su actualización.
Sus datos se conservarán mientras sean pertinentes para la relación contractual que mantenga con ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS. Para mantener sus Datos Personales actualizados, debe informarnos si cambian, por ejemplo, su nombre, dirección, estado civil, contactos, cualificaciones y datos de la persona de contacto en caso de emergencia.
VI. En cuanto a compartir sus Datos Personales, esto puede ser necesario, en particular, en el contexto de:
- Servicios de recursos compartidos con otras instituciones;
- Proveedores externos que gestionan prestaciones en nuestro nombre;
- Clientes, para que puedan evaluar su CV con vistas a conseguir proyectos clínicos;
- Entidades públicas y Administraciones Públicas competentes, cuando así lo exija la Ley en materia tributaria, laboral, de Seguridad Social y otras análogas en los términos previstos en la Ley;
- Prestadores de servicios de prevención de riesgos laborales;
- Entidades adjudicadoras o posibles entidades adjudicadoras, si así lo exigen los acuerdos de traspaso;
- Posibles empleadores o instituciones financieras con el fin de proporcionar referencias de empleo/crédito y otra información, pero sólo si usted nos lo pide;
- Terceros, cuando lo exija la ley o un procedimiento judicial, o cuando usted lo autorice.
VII. Así, tiene derecho a solicitar el acceso, rectificación o supresión de sus Datos Personales, así como a limitar su tratamiento y solicitar la portabilidad de los datos, dentro de los límites de la legislación aplicable.
Las solicitudes deben ser presentadas, por escrito, a la Dirección de la Orden, y la respuesta está garantizada de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables, y en virtud de estas leyes, ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS podrá, en determinadas situaciones, negarse, con razón justificada, a dar tales respuestas.
Usted puede, en cualquier momento, ponerse en contacto con el Responsable de Protección de Datos (RPD) sobre cualquier otra cuestión que pueda tener en relación con el tratamiento de sus Datos Personales utilizando la dirección de correo electrónico mencionada a continuación.
VIII. Con el fin de proteger sus activos, los empleados y sus Datos Personales, los Datos Personales de los miembros y los Datos Personales de los clientes, ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS lleva a cabo actividades de supervisión y registro en sus instalaciones, incluidas las oficinas, las estaciones de trabajo, los espacios de trabajo y otros equipos (denominados conjuntamente "instalaciones y sistemas informáticos").
Todas las actividades de control, sujetas a la Legislación aplicable, serán proporcionales a los daños potenciales que puedan causar por un uso indebido. Si cualquier equipo tecnológico o sistema informático al que tenga acceso está sujeto a supervisión, se le informará claramente de la naturaleza y finalidad de dicha supervisión mediante comunicaciones internas y políticas de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS.
Para ello, se explica qué tipo de vigilancia puede llevarse a cabo:
- Supervisión de los correos electrónicos de trabajo entrantes y salientes para su comprobación:
a) si contienen algún código que pueda causar daños;
b) si no contienen spam;
c) si el tamaño del mensaje puede causar interrupciones en el uso de nuestros equipos y sistemas informáticos;
d) si la información confidencial se envía de forma segura y de acuerdo con las políticas de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS;
- De acuerdo con las políticas aplicables, previa notificación al empleado afectado y con su consentimiento, cuando así lo exija la ley, que se obtendrá lo antes posible, abrir y leer las comunicaciones de trabajo recibidas por el empleado en situaciones de ausencia imprevista o prolongada, para garantizar que el núcleo de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS no se vea afectado negativamente por los retrasos en la respuesta;
- Revisar el uso de los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS (incluidos, en la medida en que lo permita la Legislación aplicable, los registros de llamadas telefónicas de trabajo, el acceso a bases de datos y sistemas, el almacenamiento de archivos, los correos electrónicos de trabajo enviados y recibidos, los registros de acceso a edificios...). y sitios web visitados en Internet) con el fin de garantizar que los equipos y sistemas informáticos se utilicen para fines laborales y que cualquier uso personal se limite a un nivel aceptable que no cause daños a los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS ni, de hecho, a las operaciones de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS;
- Controlar el uso de los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, como, por ejemplo, impedir que un motor de búsqueda acceda a un sitio, o impedir la ejecución de software desconocido, para garantizar que no se causen daños a los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS o incluso a su funcionamiento;
- Utilizar software de seguridad para rastrear o inutilizar los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, o para borrar y destruir los datos contenidos en los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS en caso de pérdida, robo o inactividad de los mismos, o para proteger la información transportada por Internet o almacenada en los equipos y sistemas informáticos de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS;
- Supervisar y registrar las comunicaciones de trabajo dentro de las instalaciones de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, gestionar los equipos y sistemas informáticos y los activos, realizar búsquedas en los archivos de trabajo y llevar a cabo indagaciones de gestión cuando haya motivos para creer que es necesario para investigar posibles infracciones legales o incumplimientos de la política de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS;
- Impedir el uso, en cualquier forma, de dispositivos personales a los sistemas y plataformas de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, salvo en los casos en que exista aprobación previa de los responsables de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS. En tal caso, y dada la naturaleza de la información, el empleado deberá tener en cuenta que el acceso a la red a través de dispositivos móviles personales conlleva riesgos de seguridad y confidencialidad, por lo que deberá adoptar las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos a los que acceda a través de su dispositivo contra la destrucción, accidental o ilícita, pérdida accidental, alteración, difusión o acceso no autorizado, así como cualquier otra forma de tratamiento ilícito de los mismos.
También debe, en todas las situaciones, mantener la información confidencial bajo estricto secreto y confidencialidad, no permitiendo el acceso a terceros.
Por lo tanto, ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS utiliza medidas físicas, técnicas y organizativas apropiadas para proteger contra el acceso ilegal o no autorizado y el tratamiento de sus Datos Personales, así como contra la pérdida, destrucción o daños incidentales.
Nos aseguramos de que sus Datos Personales se conservan de forma legal y segura, incluyendo:
- Informar a los empleados que tengan acceso a datos personales de otros empleados de su obligación de protegerlos;
- Los datos personales en formato papel se conservan en ficheros a los que sólo tienen acceso los colaboradores de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, siendo accesibles únicamente los datos efectivamente necesarios para cada colaborador;
- Los datos personales conservados en formato electrónico sólo son accesibles a los empleados autorizados;
- Los materiales impresos en los que aparecen datos personales se eliminan de forma segura, por ejemplo triturándolos.
IX. Tratamiento de Datos Personales por cuenta de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS.
Cuando trate Datos Personales por cuenta de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, únicamente tratará los datos que sean necesarios, adecuados y pertinentes para fines legítimos. Usted se asegurará de que los Datos Personales sólo se conserven en una forma que identifique a una persona durante el tiempo necesario para los fines para los que se obtuvieron.
Si usted es un miembro o empleado de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS al que se le ha definido un perfil de acceso a datos identificativos, no podrá revelar ningún Dato Personal a otros empleados de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, ni a terceros, salvo para los fines propios del núcleo de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS y el correcto desempeño de sus funciones.
Por ello, debe garantizar que los Datos Personales se conservan de forma segura y confidencial y durante el tiempo necesario, cumpliendo en todo momento las demás políticas de confidencialidad y seguridad de los datos.
Todos los empleados que traten Datos Personales están sujetos a las disposiciones de esta Carta y a los demás procedimientos que prescriben medidas locales de seguridad de los datos. Todos los empleados tienen un deber de estricta confidencialidad, escrita y/o oral, en relación con la divulgación de Datos Personales.
Las violaciones a las normas de seguridad y/o confidencialidad serán investigadas y resueltas, ya sea por ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, ya sea por las autoridades competentes, de manera oportuna, sin perjuicio de ser objeto de las acciones disciplinarias previstas en las leyes y procedimientos respectivos, y de las sanciones penales a que hubiere lugar.
X. Notificación de violaciones de datos personales
En caso de producirse cualquier fallo o incidencia en relación con los Datos Personales, Fisioterapeutas lo comunicará inmediatamente al DPO, de acuerdo con los procedimientos establecidos al efecto.
En la medida en que dispongan de información sobre el incidente, deberán facilitarla en el momento de la notificación. En particular, deben comunicar la naturaleza de la violación de los datos personales, incluyendo, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, así como las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
B - Los fisioterapeutas como profesionales de la salud
XI. Sin perjuicio del marco general sintético expuesto, particularmente en lo que se refiere a los profesionales sanitarios, éstos deberán adoptar un conjunto de procedimientos y precauciones en la forma de tratar los Datos de Carácter Personal, con el fin de garantizar su confidencialidad y, en consecuencia, evitar brechas de seguridad y accesos no autorizados a los mismos, destacando los siguientes:
XII. Acceso a sistemas/plataformas de información
Los fisioterapeutas garantizarán el acceso restringido a los sistemas y plataformas de información en los que se registren los Datos de Salud de los usuarios.
Asimismo, los fisioterapeutas deben abstenerse de duplicar las bases de datos responsabilidad de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, creando, por ejemplo, sus propios ficheros con la información de la base de datos/aplicación a la que acceden.
XIII. Registro y acceso a la información clínica
El registro de la información clínica de los usuarios debe ser realizado directamente por el Fisioterapeuta. Sólo deben recogerse y, en consecuencia, registrarse los datos estrictamente necesarios para garantizar la prestación eficaz y adecuada de la asistencia sanitaria.
El registro debe realizarse en las aplicaciones y sistemas homologados en el respectivo contexto sanitario, no debiendo registrarse datos en dispositivos o equipos propios del profesional y/o no homologados.
El Fisioterapeuta sólo accederá a la información clínica del paciente, contenida en el Resumen Clínico Único u otros, en la medida en que sea necesario para el desempeño de sus funciones.
XIV. Intercambio de información clínica
La información clínica no debe compartirse con terceros, salvo para garantizar la continuidad de la asistencia. En tal situación, el profesional sanitario debe asegurarse de que el intercambio se realiza de forma segura y confidencial con otro profesional sujeto a la obligación de confidencialidad y secreto y de que se tiene cuidado con este intercambio de información.
XV. Transporte de información clínica
Los fisioterapeutas deberán abstenerse, en cualquier forma, de transportar información clínica contenida en el Resumen Clínico Único u otros, fuera del servicio u organización donde prestan atención, salvo en los casos autorizados por los responsables de la Institución y a los efectos de garantizar la continuidad de la atención clínica.
Cuando esto ocurra, deberán adoptarse medidas de seguridad especiales para garantizar que terceros no tengan acceso a la información de forma indebida (en particular, la información deberá ser anonimizada y/o encriptada).
XVI. Uso de dispositivos personales
El Fisioterapeuta no debe utilizar ni, en modo alguno, conectar dispositivos personales a los sistemas y plataformas de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS, salvo en los casos en que exista aprobación previa por parte de los responsables de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS.
En tal caso, y atendiendo a la naturaleza de la información, el Fisioterapeuta deberá tener en cuenta que el acceso a la red a través de dispositivos móviles personales conlleva riesgos de seguridad y confidencialidad, por lo que deberá adoptar las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos a los que acceda a través de su dispositivo contra su destrucción accidental o ilícita, pérdida accidental, alteración, difusión o acceso no autorizado, así como contra cualquier otra forma de tratamiento ilícito de los mismos.
También debe, en todas las situaciones, mantener la información confidencial bajo estricto secreto y confidencialidad, no permitiendo el acceso a terceros.
XVII. Uso de datos para fines propios
El Fisioterapeuta no podrá utilizar los datos recogidos durante la prestación de la asistencia sanitaria para sus propios fines. Si pretende utilizar los datos con fines académicos o de investigación, deberá obtener la aprobación del responsable de ORDEM DOS FISIOTERAPEUTAS y recabar el consentimiento del usuario, facilitándole la información necesaria sobre los términos en que serán utilizados los datos.
En esta situación, el fisioterapeuta será considerado responsable del tratamiento de los datos.
XVIII. Obtención del consentimiento y suministro de información
Los fisioterapeutas observarán, cuando recojan datos personales, el principio de minimización, es decir, garantizarán que sólo se recojan los datos personales estrictamente necesarios para el acto en cuestión.
Además, dado que estos profesionales estarán en contacto directo con los usuarios, debe garantizarse siempre el suministro de información sobre los términos en que se utilizarán los datos personales.
La información que debe facilitarse debe incluir los siguientes elementos:
- Entidad y datos de contacto del responsable del tratamiento (y su representante);
- Contactos del RPD;
- Fines y motivos del tratamiento. Si el tratamiento es necesario por motivos de interés legítimo, deberá indicarse;
- Posibles destinatarios de los datos;
- Transferencia internacional de datos e información al respecto (si procede);
- Periodo de conservación de los datos;
- Posibilidad de que el titular retire su consentimiento;
- Derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos (CNPD);
- Si el interesado está obligado o no a facilitar los datos y las consecuencias de no hacerlo;
- Existencia de decisiones automatizadas (es decir, indicación de si el interesado es objeto de una decisión tomada exclusivamente sobre la base del tratamiento automatizado de sus datos).
También debe obtenerse el consentimiento para el tratamiento de Datos Personales, excepto en las situaciones previstas en el RGPD (en particular, para la protección de los intereses vitales del interesado). En el caso de los menores, el consentimiento debe ser dado por los titulares de la patria potestad del menor.
Lo ideal sería obtener el consentimiento por escrito y conservar pruebas de dicho documento. Si esto no es posible, el profesional deberá dejar constancia en la historia clínica del paciente de que ha recabado el consentimiento y facilitado la información, incluida la fecha en que lo hizo.
C - Responsable de Protección de Datos (RPD)
I. Para obtener más información en este ámbito, así como para notificar cualquier incidente descrito anteriormente, puede/debe ponerse en contacto con el RPD _Maria da Conceição Bettencourt (Responsable de protección de datos o EPD - Responsable de Protección de Datos).
Dirección: dpo@ordemdosfisioterapeutas.pt
